Arkadiusz Gos - KanBo Ewangelista. Kierownik działu handlowego w ObjectConnect, która specjalizuje się w budowie i wdrażaniu intranetów w średnich i dużych organizacjach, od października 2013 Key Account Manager dla produktu www.kan.bo na rejon polski. Jest on częstym prelegentem na konferencjach poświęconych metodyce zarządzania informacją. W ciągu ostatnich lat współpracował przy tworzeniu narzędzi do zarządzania informacją, które zyskały uznanie oraz nagrody na licznych konferencjach. Najbardziej znane to:

• METROpoint – Best SharePoint Mobile Solution 2013 Kopenhaga
• IntelliDoc
• KanBo – Best Social Strategy ESPC 2014 Barcelona

Jego pasją jest przenoszenie korzyści z trendów internetowych do biznesu. Główne zadania, jakie towarzyszą jego codziennej pracy, to komunikowanie pomiędzy światem wymagań klientów, a zespołami IT realizującymi projekty. Lubi czytać biografie znanych ludzi oraz książki z pogranicza biznesu i psychologii.Luka komunikacyjna – jest to obszar niewiedzy w firmie, powstały na skutek istnienia wielu kanałów komunikacji. Rozproszone źródła i kanały przepływu informacji (telefon, mail, komunikatory, spotkania) prowadzą do powstania takich obszarów.  Pomimo tego, że informacja znajduje się w posiadaniu organizacji, nie dociera do właściwych miejsc o właściwym czasie.

---

Zrozumienie problemu i podjęcie decyzji o jego eliminacji, to wyzwanie dla całej firmy. Potrzebny jest jednak inicjator zmian, osoba przed którą stoi ogromne wyzwanie. Podejmowane decyzje będą często niepopularne i mogą się wydawać dla zespołu niewłaściwe. Zaczną pojawiać się hasła: „po co zmieniać coś, co działa”, „teraz, to zajmie więcej czasu”, „My doskonale wiemy co robić, a ten ostani problem, to czysty przypadek”. Aby pomóc w przejściu poprzez tę drogę, podam kilka wskazówek. Ich celem jest nakreślenie sposobów walki z tym podstępnym przeciwnikiem, jakim jest „luka informacyjna”. Ich dobór oraz zastosowanie wynika z indywidulanego podejścia, siły zagrożenia i wielkości organizacji.

Silny jest ten, kto potrafi przezwyciężyć swe szkodliwe przyzwyczajenia. Benjamin Franklin

•    Ogranicz kanały komunikacji do niezbędnego minimum.
Wyznacz jeden główny, z którego będą mogli korzystać wszyscy pracownicy. Bardzo ważne jest abyś miał kontrolę nad tym kanałem. Zastanów się, jak istotna dla Ciebie jest możliwość zarządzania użytkownikami, wgląd w historię komunikacji oraz kontrola treści. Im więcej będziesz ingerował i  stał na straży treści, tym więcej energii będziesz potrzebował aby sprostać temu zadaniu.

•    Dokonaj konsolidacji komunikacji.
Ograniczając kanały uzyskasz już w dużym stopniu jej konsolidację, ponieważ informacja nie będzie powielana. Możesz teraz podjąć działania mające na celu zapanowanie nad jakością informacji. Gdy zacznie ona przepływać zdefiniowanym kanałem, do którego mają dostęp właściwi pracownicy, zobaczysz jak dużo jej jest i jak można podnieść jej jakość względem ilości.  Ważne jest, aby tak przepływająca informacja, mogła być poddawana uszlachetnianiu czyli: komentowana, wzbogacana o nowe treści, a następnie trafiała do odpowiednich obszarów firmy.

•    Uświadom swoim pracownikom, jak ważna może być informacja, w której są posiadaniu. Niech wezmą za nią odpowiedzialność i przekierują ją w odpowiednie miejsce. Nie chodzi tutaj o budowanie skomplikowanych zasad czy reguł.  To właśnie pracownicy znają najlepiej swoją firmę, a myślenia i działania zdrowo rozsądkowego, nie zastąpią rzadne procedury.

•    Kierowanie informacji we właściwe miejsce. Gdy wejdziemy w posiadanie informacji, która nie jest bezpośrednio skierowana do nas, zastanówmy się:
      • Kto może być jej odbiorcą?
      • Komu w organizacji może się ona przydać?
      • Kto powinien jeszcze o tym wiedzieć?

Usuń bariery i pozwól na inicjatywę Twoich pracowników, pozwól aby informacja miała swobodny przepływ. Udostępnij im wtym celu odpowiedni kanał, nad którym będziesz miał kontrolę. Zwróć uwagę przy dopracowywaniu zasad przepływu informacji, aby pracownicy mogli sami regulować natężenie informacji, ale jednocześnie ponosili też odpowiedzialność za te regulacje.

•    Co zrobić w przypadku braku określonego odbiorcy informacji? Często są to bardzo wartościowe materiały, jednak brak adresata powoduje zablokowanie przekazu i przyczynia się do powstawania wspomnianych „luk informacyjnych”. Udostępnij otwarty kanał komunikacji, gdzie pracownicy będą mogli umieszczać takie informacje. Zapewnij tam dostęp dla wszystkich pracowników i pozwól na swobodę wypowiedzi.

Jeżeli nie podejmiesz powyższych działań, w Twojej firmie nic się nie zmieni. Nadal będziesz narażony na pojawiające się zagrożenia, a możliwe konsekwencje to m.in.:
•    Podejmowane są błędne decyzje
•    Następuje niewłaściwa ocena sytuacji
•    Panuje dezinformacja
•    Wzrasta niezadowolenie pracowników
•    Spada wydajność pracy

„Tajemnicą poliszynela” jest to, że takie sytuacje mają miejsce, jednak nie jest to coś, czym firmy chcą się chwalić. Zdarzenia takie są „zamiatane pod dywan”, jest chwilowy wybuch złości, poszukiwanie kozła ofiarnego. Zasadniczo MUSI się znaleźć winny. Rzadko, kiedy analizuje się zaistniałą sytuację i szuka prawdziwej przyczyny. Problem, jak można jednak zauważyć leży głębiej. Zaistniałe sytuacje nie są powodowane przez jedną osobę, a wynikają m.in. z wadliwie działającej komunikacji wewnętrznej.
Podsumowując - sprawna komunikacja jest jak krwioobieg w organiźmie, jest ona niczym sieć autostrad, która pozwala na terminowe dostarczanie towarów. Utrudniona komunikacja oznacza, że firma nie funkcjonuje dobrze. Jeżeli w tym momencie zauważasz takie problemy w swojej organizacji, nie zwlekaj z działeniem. Bomba o nazwie ”luka informacyjna” już tyka, kiedy wybuchnie to kwestia czasu. Ważne jest, aby w momencie zauważenia „luk informacyjnych” szybko i adekwatnie zareagować. Podejmij działania i poszukaj rozwiązania. Jest ich wiele na rynku, a jednym z nich jest  www.kan.bo  , narzędzie które stworzyliśmy jako naturalną odpowiedź na problemy z jakimi spotykamy się u naszych klientów.